INQUERY LETTER
Inquiry letter adalah
sebuah jenis surat permintaan atau permohonan informasi tentang suatu produk,
jasa, lowongan pekerjaan atau informasi bisnis lainnya.
Pada umumnya fungsi umum dari surat
ini adalah untuk merespon suatu
periklanan dari sumber-sumber informasi seperti surat kabar, majalah atau media
elektronik tentang suatu produk/jasa saat kita tertarik dengan informasih yang
diperoleh tersebut.
Biasanya suart ini merupakan sebuah
langkah awal dalam membangun sebuah bisnis atau kerjasama dari dua pihak, yakni
penyedia produk/jasa dan pembeli produk/jasa tersebut.
Dalam surat ini, ada beberapa hal
yang di bahas oleh si penyedia jasa/produk yang merupakan pertanyaan dari
pembeli agar dapat membantu pembeli itu
sendiri untuk mengetahui informasi tentang produk/jasa tersebut. Hal-hal itu mencakup :
a. Nama dan jenis produk
b. Spesifikasi produk, yaitu; tipe, ukuran, kualitas, kapasitas dan lain-lain;
c. Harga satuannya.
d. Potongan harga;
e. Cara pembayarannya dari pembeli ke penjual;
f. Cara penyerahan produk dari penjual ke pembeli, dan
g. Kemudahan yang mungkin diperoleh pembeli, seperti garansi dan lain-lain.
- Contoh Inquiry letter :
- Contoh Balasan dari Inquiry letter :
Dari contoh surat diatas,maka dapat dilihat
bahwa bagian-bagian inquiry letter adalah :
- Kepala surat (header)
Tercantum
Alamat, jika sebuah instansi/perusahaan, pada bagian kepala surat bisa juga
menggunakan kop surat dari perusahaan/instansi tempat Anda bekerja dan cukup
menuliskan alamat perusahaan yang dituju.
- Tanggal surat (date) ; Contoh pada surat di atas : 25 june 2009
- Pembuka (openning)
Pembuka selalu
diawali dengan salam. Dalam opening
tergantung surat formal/ non formal.
Contoh untuk
non formal : Dear Rara
Contoh untuk formal : To Whom It May Concern
- Referensi (reference)
Paragraf
pertama selalu diawali dengan referensi yang Anda temui tentang perusahaan yang
dituju. Referensi tersebut bisa berupa iklan di media cetak dan elektronik atau
informasi bisnis lain yang Anda dapatkan dari kolega bisnis yang bekerja di
perusahaan tersebut. Ekspresi yang umum digunakan adalah sebagai berikut:
With reference to your advertisement (ad) in ... Atau
Regarding your advertisement (ad) in ...
- Permohonan informasi
Setelah
menuliskan referensi, Anda dapat melanjutkan dengan menuliskan permohonan
informasi yang ingin Anda dapatkan. Ekspresi yang umum digunakan adalah sebagai
berikut:
Would you please send me ... Atau Could you please send me ...
Jika ada informasi lain yang ingin Anda ketahui, Anda dapat menuliskannya
dengan ekspresi berikut ini:
I would also like to know ... Atau Could you tell me whether ...
- Penutup dan tanda tangan (signature)
Ekspresi yang umum digunakan pada bagian penutup adalah:
Sincerely Atau ekspresi formal yang juga lazim digunakan adalah: Yours faithfully
Setelah menuliskan penutup, cantumkan nama serta jabatan (jika Anda merupakan
seorang staf pada suatu perusahaan).
Order Letter
Jenis
Surat ini
merupakan surat yang berisikan permintaan barang kepada suatu instansi
perusahaan yang bergerak dibagian jasa penyediaan barang. Oleh karena
itu, pemikiran yang serius dan penulisan yang baik harus dilakukan dalam
menyusun surat-surat. Sebuah kecerobohan kecil dapat mengakibatkan
hilangnya pelanggan atau sebaliknya. Oleh
karena
itu surat-surat harus ramah dan bijaksana. Surat harus pasti dan
lengkap supaya bisa sampai ke pembaca persis seperti keinginan penulis.
Setiap kesalahan atau ketidaklengkapan akan berarti
penundaan pengiriman dan penagihan akan rumit dan juga kerugian bisnis.
Surat
pemesanan barang tidak perlu didahului dengan penyelidikan atau menawarkan. Informasi yang diterima dari katalog dan iklan juga membantu orang-orang dan partai-partai dalam menempatkan dan penjualan. Oleh karena itu,
surat ini memiliki kepentingan
yang besar. Penulisan yang tepat harus diambil dalam rangka penyusunan untuk memastikan penanganan yang efisien dan untuk menghilangkan semua keraguan yang mengakibatkan hilangnya waktu dan kemungkinan pasar.
Fakta-fakta yang diinginkan adalah sebagai berikut
:
1. Rincian
mengenai barang yang dipesan atau pemesanan.
2. Arah untuk pengiriman.
3. Cara pembayaran.
Dalam
paragraf pertama biasanya si pemesan memberitahu sumber informasi produk yang akan
dipesannya. Di dalam paragraf tersebut terdapat gagasan utama dari pembuatan
surat untuk melakukan pemesanan. Kemudian disertakan paragraf penjelasan
dari pemesan mengenai rincian barang
maupun hal lain yang dipesan tentang kuantitas, ukuran, harga
dan lainnya. Pada akhir paragraf, si pemesan akan mencantumkan informasi
mengenai pembayaran, lokasi, data pengiriman, tempat serta
informasi spesifik lainnya.
Saat melakukan pemesanan melalui surat
sebaiknya memperhatikan :
1. Menyertakan
rincian lengkap dari deskripsi, jumlah, serta jenis barang yang akan dipesan.
2. Menyertakan
rincian lengkap dari data diri sehingga pihak penyedia barang akan mengirimkan barang
ke tempat tujuan pemesan dengan benar.
3. Membuat
kesepakatan dalam ketentuan pembayaran yang yang disepakati atas perjanjian
jual-beli tersebut.
Contoh Order Letter :
Contoh Reply Order Letter :
