Penjelaasan Inquery Letter dan Order Letter

INQUERY LETTER

Inquiry letter adalah sebuah jenis surat permintaan atau permohonan informasi tentang suatu produk, jasa, lowongan pekerjaan atau informasi bisnis lainnya.

            Pada umumnya fungsi umum dari surat ini adalah untuk merespon  suatu periklanan dari sumber-sumber informasi seperti surat kabar, majalah atau media elektronik tentang suatu produk/jasa saat kita tertarik dengan informasih yang diperoleh tersebut.

            Biasanya suart ini merupakan sebuah langkah awal dalam membangun sebuah bisnis atau kerjasama dari dua pihak, yakni penyedia produk/jasa dan pembeli produk/jasa tersebut.

            Dalam surat ini, ada beberapa hal yang di bahas oleh si penyedia jasa/produk yang merupakan pertanyaan dari pembeli  agar dapat membantu pembeli itu sendiri untuk mengetahui informasi tentang produk/jasa tersebut.  Hal-hal itu mencakup :

a. Nama dan jenis produk
b. Spesifikasi produk, yaitu; tipe, ukuran, kualitas, kapasitas dan lain-lain;
c. Harga satuannya.
d. Potongan harga;
e. Cara pembayarannya dari pembeli ke penjual;
f.  Cara penyerahan produk dari penjual ke pembeli, dan
g. Kemudahan yang mungkin diperoleh pembeli, seperti garansi dan lain-lain.

• Contoh  Inquiry letter  :

• Contoh Balasan dari Inquiry letter  :

       Dari contoh surat diatas,maka dapat dilihat bahwa bagian-bagian inquiry letter adalah :

1. Kepala surat (header)

Tercantum Alamat, jika sebuah instansi/perusahaan, pada bagian kepala surat bisa juga menggunakan kop surat dari perusahaan/instansi tempat Anda bekerja dan cukup menuliskan alamat perusahaan yang dituju. 

2. Tanggal surat (date) ; Contoh pada surat di atas : 25 june 2009

3. Pembuka (openning)

Pembuka selalu diawali dengan salam.  Dalam opening tergantung surat formal/ non formal.

Contoh untuk non formal : Dear Rara

Contoh untuk formal : To Whom It May Concern 

4. Referensi (reference)

Paragraf pertama selalu diawali dengan referensi yang Anda temui tentang perusahaan yang dituju. Referensi tersebut bisa berupa iklan di media cetak dan elektronik atau informasi bisnis lain yang Anda dapatkan dari kolega bisnis yang bekerja di perusahaan tersebut. Ekspresi yang umum digunakan adalah sebagai berikut: 

With reference to your advertisement (ad) in ... Atau 

Regarding your advertisement (ad) in ... 

5. Permohonan informasi

Setelah menuliskan referensi, Anda dapat melanjutkan dengan menuliskan permohonan informasi yang ingin Anda dapatkan. Ekspresi yang umum digunakan adalah sebagai berikut: 

Would you please send me ...   Atau   Could you please send me ... 

Jika ada informasi lain yang ingin Anda ketahui, Anda dapat menuliskannya dengan ekspresi berikut ini: 

I would also like to know ... Atau  Could you tell me whether ... 

6. Penutup dan tanda tangan (signature)

Ekspresi yang umum digunakan pada bagian penutup adalah: 

Sincerely  Atau ekspresi formal yang juga lazim digunakan adalah:  Yours faithfully 

Setelah menuliskan penutup, cantumkan nama serta jabatan (jika Anda merupakan seorang staf pada suatu perusahaan).

 

 Order Letter

Jenis Surat ini merupakan surat yang berisikan permintaan barang kepada suatu instansi perusahaan yang bergerak dibagian jasa penyediaan barang. Oleh karena itu, pemikiran yang serius dan penulisan yang baik harus dilakukan dalam menyusun surat-surat. Sebuah kecerobohan kecil dapat mengakibatkan hilangnya pelanggan atau sebaliknya. Oleh karena itu surat-surat harus ramah dan bijaksana. Surat harus pasti dan lengkap supaya bisa sampai ke pembaca persis seperti keinginan penulis. Setiap kesalahan atau ketidaklengkapan akan berarti penundaan pengiriman dan penagihan akan rumit dan juga kerugian bisnis.

Surat pemesanan barang tidak perlu didahului dengan penyelidikan atau menawarkan. Informasi yang diterima dari katalog dan iklan juga membantu orang-orang dan partai-partai dalam menempatkan dan penjualan. Oleh karena itu, surat ini memiliki kepentingan yang besar. Penulisan yang tepat harus diambil dalam rangka penyusunan untuk memastikan penanganan yang efisien dan untuk menghilangkan semua keraguan yang mengakibatkan hilangnya waktu dan kemungkinan pasar.

Fakta-fakta yang diinginkan adalah sebagai berikut :

1.      Rincian mengenai barang yang dipesan atau pemesanan.

2.      Arah untuk pengiriman.

3.      Cara pembayaran.

Dalam paragraf pertama biasanya si pemesan memberitahu sumber informasi produk yang akan dipesannya. Di dalam paragraf tersebut terdapat gagasan utama dari pembuatan surat untuk melakukan pemesanan. Kemudian disertakan paragraf penjelasan dari pemesan mengenai rincian barang maupun hal lain yang dipesan tentang kuantitas, ukuran, harga dan lainnya. Pada akhir paragraf, si pemesan akan mencantumkan informasi mengenai pembayaran, lokasi, data pengiriman, tempat serta informasi spesifik lainnya.

Saat melakukan pemesanan melalui surat sebaiknya memperhatikan :

1.      Menyertakan rincian lengkap dari deskripsi, jumlah, serta jenis barang yang akan dipesan.

2.      Menyertakan rincian lengkap dari data diri sehingga pihak penyedia barang akan mengirimkan barang ke tempat tujuan pemesan dengan benar.

3.      Membuat kesepakatan dalam ketentuan pembayaran yang yang disepakati atas perjanjian jual-beli tersebut.

Contoh Order Letter :

Contoh Reply Order Letter :

 SUMBER  : http://annaaspamungkas.blogspot.com/2011/12/order-letter-of-english-business-letter_04.html